Onboarding in 5 Schritten: Leitfaden und Beispiele [2023]

Ein guter Start im neuen Job ist für neue Mitarbeiter:innen ebenso wichtig wie für das Unternehmen selbst.

Um Kolleg:innen frühzeitig und langfristig an Ihr Unternehmen zu binden, müssen Sie Ihrem Onboarding-Prozess höchste Priorität einräumen.

Hier erfahren Sie:

• was gutes Onboarding ausmacht,
• welche Schritte im Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter:innen wichtig sind und
• was beim Onboarding vermieden werden sollte.

Was ist Onboarding?

Es ist ein Begriff, der ähnlich klingend meist als Lautsprecheransage durch Flughäfen schallt: "Sehr geehrte Gäste, Ihr Flug ist zum Boarding bereit." Setzt man ein „on“ vor das Wort, wechselt es die Branche, behält aber seine Bedeutung: an Bord gehen. In Personalangelegenheiten beschreibt Onboarding den Prozess, neue Mitarbeiter:innen in das Unternehmen zu integrieren.

Mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag ist die Candidate Experience nämlich nicht beendet – viel mehr gilt es, die neuen Beschäftigten willkommen zu heißen, sie mit Abläufen, Produkten und Inhalten vertraut zu machen und dafür zu sorgen, dass sie sich im Unternehmen gut aufgehoben und wohl fühlen.

Das ist wichtig, denn was nützt ein optimierter Recruiting-Prozess, wenn das Arbeitsverhältnis nicht mal die Probezeit übersteht? Im Folgenden werden deshalb die wichtigsten Dos and Don'ts des Onboardings beschrieben.

Wer kommt, soll bleiben

Der Onboarding-Prozess wird gerne unterschätzt. Doch gerade in dieser Phase heißt es noch einmal Einsatz zeigen, damit sich neue Mitarbeiter:innen:

• schnell im Unternehmen zurechtfinden,
• optimal eingearbeitet werden und
• im Team ankommen.

Wer sich an seinem Arbeitsplatz wohl und respektiert fühlt, ist produktiver, motivierter und bleibt länger im Unternehmen.

Deshalb ist es ratsam ein Einarbeitungskonzept zu entwerfen, das flexibel an die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung angepasst wird. So lassen sich klassische Fehler vermeiden, etwa fehlende Ansprechpartner:innen oder Arbeitsplätze.

Begehrte Fachkräfte können sich ihre Jobs häufig aussuchen. Bleiben auf den ersten Metern die sozialen Anknüpfungspunkte im Team auf der Strecke, oder fehlt die Unterstützung der Vorgesetzten, sind sie schneller wieder weg, als man das neue E-Mail-Postfach einrichten kann.

Dos: Die fünf Schritte des Onboardings

1. Loslegen, bevor es losgeht

Der Arbeitsvertrag ist unterzeichnet, der erste Tag im neuen Job naht – zwischen den beiden Meilensteinen sollte allerdings keine Funkstille herrschen.

Der erste Schritt im Onboarding lautet also: Bleiben Sie mit Ihren neuen Beschäftigten in Kontakt.

• Infos, Infos, Infos: Versorgen Sie Ihre künftigen Mitarbeiter:innen mit allem, was sie so brauchen: Gibt es einen Fahrplan für die ersten Tage im neuen Unternehmen? Wenn ja, teilen Sie die Struktur mit den neuen Arbeitnehmer:innen und schicken Sie ihnen die Abläufe per E-Mail. Schildern Sie, was es zu erwarten gibt. Welche Kolleg:innen werden sie kennenlernen? Welchen Dresscode sollten sie einhalten?
• Keine Bevormundung: Lassen Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen für sich selbst sprechen. Er oder sie soll sich im Unternehmen mit eigenen Worten vorstellen dürfen. Individualität ist heute wichtiger denn je.
• Papierkram erledigen: Falls es abseits des Arbeitsvertrags noch Dinge gibt, die unterschrieben werden sollen, schicken Sie sie vorab per E-Mail. In diesem Zuge sollten auch alle Informationen über die Vorteile und Benefits, die das Unternehmen bietet, kommuniziert werden. Gibt es Yoga-Kurse? Rabatte bei diversen Dienstleistern? Oder eine Lebensversicherung, die vom Unternehmen gefördert wird? Lassen Sie es die Neulinge wissen.

2. Der erste Tag

Der erste Eindruck zählt. Wie heißt es so schön? Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck! Also achten Sie darauf, dass der erste Tag ein guter wird.

• Stellen Sie sicher, dass die Neuankömmlinge herzlich in Empfang genommen werden, sei es vom Verwaltungspersonal, der HR-Abteilung oder den direkten Kolleg:innen. Wichtig ist, dass sich die Arbeitnehmer:innen nicht fühlen, wie „bestellt und nicht abgeholt“.
• Schreiben Sie eine nette Karte, kaufen Sie eine Pflanze oder kümmern Sie sich um einen Snack für die erste Kaffeepause. Meistens sind es die kleinen Aufmerksamkeiten, die den großen Unterschied machen.
• Sorgen Sie dafür, dass alles Notwendige bereitsteht, was die neuen Kolleg:innen zum Arbeiten brauchen: Von Computer, Maus, Keyboard und Co. bis hin zu Passwörtern, Zugängen und Software.
• Die Firma verfügt über Werbegeschenke bzw. gebrandete Gadgets wie T-Shirts oder Tassen mit dem Firmenlogo? Stellen Sie doch ein Willkommenspaket für die neuen Arbeitnehmer:innen zusammen.
• Machen Sie mit den neuen Beschäftigten einen Rundgang durch die Räumlichkeiten. Vielleicht ergibt sich dabei schon ein erstes Zusammentreffen mit den Kolleg:innen und ein lockerer Plausch in der Kaffeeküche.
• Schicken Sie eine E-Mail an die komplette Belegschaft und informieren Sie diese über den Neuzugang.
• Wenn möglich, organisieren Sie ein Mittagessen mit der Geschäftsführung des Unternehmens.
• Führen Sie die Neuzugänge in die Unternehmenskultur ein. Erklären Sie ihnen die Ziele, Visionen und Werte der Firma. Stellen Sie sicher, dass sie das große Ganze erkennen und gleichzeitig verstehen, was ihre persönliche Rolle im Unternehmen ist.

3. Erwartungen und Ziele (3, 6 & 12 Monate)

Je größer das Unternehmen, desto komplexer ist meist die Unternehmenskommunikation.

Doch auch wenn es fordernd oder zeitaufwendig ist – achten Sie darauf, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen wissen, was von ihnen erwartet wird und wo ihr Platz im Team ist.

Letzteres ist auch wichtig, um unnötige Spannungen in den Abteilungen zu vermeiden. Um den Start zu erleichtern, empfiehlt es sich gerade in der ersten Zeit, Meetings mit den direkten Kolleg:innen zu organisieren.

Je deutlicher Sie den neuen Arbeitnehmer:innen erklären, warum ihr Part wichtig für das Team und für das Unternehmen als Ganzes ist, desto engagierter werden sie sich in die Firma einbringen.

Achten Sie aber darauf, dass Sie die Neuzugänge nicht überfordern – zu viele Informationen auf einmal können erschlagen.

Setzen Sie klare Ziele für die ersten drei, sechs und zwölf Monate und prüfen Sie dazwischen immer wieder, wie es den Neuen geht, ob sie über- oder unterfordert sind.

Geben Sie Feedback und ermutigen Sie die Arbeitnehmer:innen Fragen zu stellen. Eine regelmäßige und klare Kommunikation kann Schwierigkeiten im Keim ersticken.

4. Ansprechperson sein

Sie kennen sie vielleicht noch aus Studienzeiten: die Study-Buddies. Gemeinsam ist eben besser als einsam.

Das gilt auch im Job.

Haben Ihre neuen Kolleg:innen feste Ansprechpartner:innen im Team, läuft der gesamte Onboarding-Prozess runder.

Hier einige Ideen:

• Organisieren Sie ein kleines Zusammentreffen mit dem Team, um das Eis zu brechen.
• Stellen Sie den Neulingen Ansprechpartner:innen oder Mentor:innen zur Seite, die in derselben Abteilung arbeiten und für Fragen zur Verfügung stehen.
• Führen Sie die neuen Mitarbeiter:innen Schritt für Schritt in die internen Abläufe und Systeme ein.
• Erstellen Sie für sich eine Checkliste. Setzen Sie auf die Liste alle wichtigen To-Dos, die Sie als Unternehmen während des Onboardings erfüllen wollen– selbst simple Aufgaben, wie das Erstellen des E-Mail-Accounts, sollten sich dort wiederfinden.

Kurzum, sorgen Sie dafür, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen nicht allein am Schreibtisch sitzen und sich fragen, was sie denn jetzt als nächstes machen sollen.

5. Mutige Fragen stellen

Nicht nur die neuen Arbeitnehmer:innen sollen im Onboarding-Prozess viel lernen – auch Sie können daraus einiges mitnehmen.

Klar, neuen Kolleg:innen wird es nicht leichtfallen, das Unternehmen, das sie gerade eingestellt hat, zu kritisieren.

Ehrliches Feedback kann Ihnen aber helfen, sich zu verbessern.

Neuzugänge haben einen frischen Blick. Sie sind (noch) nicht „betriebsblind“. Eventuell erkennen sie sehr schnell Probleme des Unternehmens und können diese benennen.

Stellen Sie also mutige Fragen und haben Sie keine Angst vor den Antworten. Im Folgenden einige Anstöße:

• Waren die Fragen im Vorstellungsgespräch relevant und sinnvoll?
• Konnten Kompetenzen, Erfahrungen und Karriereziele offen und ehrlich mit den Recruiter:innen besprochen werden?
• War die Stellenausschreibung akkurat? Deckt sie sich mit den tatsächlichen Aufgaben in der Praxis?
• Wie war das Gefühl am ersten Tag? Wurde man angenehm im Empfang genommen?
• Wurden alle wichtigen Informationen über das Unternehmen zur Verfügung gestellt?
• Wurden die Erwartungen klar und deutlich kommuniziert?
• Gab es genug Einarbeitungszeit?
• Gab es eine:n Ansprechpartner:in und/oder Mentor:in – und wie hilfreich war die Person?
• Ist das Arbeitspensum zu stemmen oder überlastend?
• Ist die Arbeitsbelastung zu stemmen?
• Ist die Beurteilung der Arbeit klar und nachvollziehbar?
• Wurden alle wichtigen Dinge – Hard- und Software – zur Verfügung gestellt?
• Ist die Rolle im Unternehmen klar?

Geben ihre Neuzugänge fleißig Feedback? Hervorragend. Dann sorgen Sie bitte dafür, dass daraus auch konkrete Handlungen entstehen – und beziehen Sie die Beschäftigten in die Verbesserung der einzelnen Punkte mit ein.

Don'ts: Das sollten Sie beim Onboarding vermeiden

Die neuen Mitarbeiter:innen sollen sich im Unternehmen wohl fühlen, sich gut integrieren, lange bleiben und möglichst viel zum Erfolg der Firma beitragen.

Damit das funktioniert, vermeiden Sie bitte alles, was einen schlechten Eindruck vermittelt, unprofessionell wirkt oder dazu führt, dass sich die Arbeitnehmer:innen nicht wertgeschätzt oder respektiert fühlen.

Das klingt plausibel. Dennoch kommt es gerade beim Onboarding immer wieder zu Versäumnissen.

Folgende Punkte sollten Sie auf alle Fälle vermeiden:

1. Funkstille

Der Vertrag ist unterzeichnet – nun herrscht Schweigen. Ein fataler Fehler, denn die Zeit zwischen Einstellung und tatsächlichem Arbeitsbeginn kann sinnvoll genützt werden. Siehe dazu Schritt 1 des Onboardings: Loslegen, bevor es losgeht.

2. Stille Post

Der Flurfunk verbreitet die Nachricht wie ein Lauffeuer, doch Genaues weiß man nicht. Heute fängt ein:e Neue:r an – aber wo, wie und warum? Die Vorgesetzen sind nicht da, Vorbereitungen wurden keine getroffen und dementsprechend steht weder ein Arbeitsplatz zur Verfügung noch gibt es Ansprechpersonen. Die Neuen stehen verloren im Raum und googeln schon einmal heimlich neue Stellenanzeigen. Um das zu vermeiden, beachten Sie die Tipps in Schritt 2 des Onboardings: Der erste Tag.

3. Mach mal

Die Neuzugänge werden kurz eingearbeitet und dann sich selbst überlassen. Kann man machen – ist aber wenig sinnvoll. Denn zum Onboarding gehört weit mehr, als nur die Bereitstellung der Arbeitsmaterialien. Wollen Sie ein wertvolles Mitglied für Ihr Team gewinnen, sollten Sie die Arbeitnehmer:innen gut in das Unternehmen integrieren, Aufgaben und Ziele formulieren und dafür sorgen, dass sich die Neuen nicht nur auskennen, sondern auch wohlfühlen. Wie das am besten umgesetzt werden kann, steht in Erwartungen und Ziele, Schritt 3 des Onboardings.

4. IT oder wie heißt der mit dem Computer?

Ihre neuen Beschäftigten stehen in der Tür und erinnern Sie daran, dass schon der erste des Monats ist? Die Zeit vergeht aber auch schnell - und wurde leider nicht genützt, um Arbeitsmaterialien zur Verfügung zu stellen. Der Schreibtisch ist leer – kein Computer, kein Telefonanschluss und in der IT ist ausgerechnet heute niemand zu erreichen. Ein fataler (Fehl-)Start in den neuen Job. Statt diesen unprofessionellen Eindruck zu vermitteln, sollte am ersten Tag ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. So können Ihre Neuzugänge direkt starten – und damit schnell zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

5. Darüber sprechen wir noch

Zum Onboarding gehört es auch, klare Ziele zu formulieren. Bevor Sie aber in das Gespräch mit Ihren neuen Mitarbeiter:innen starten, sollten Sie selbst wissen, was Sie von ihnen erwarten. Ansonsten wird der Output des Gesprächs wahrscheinlich für beide Seiten wenig zufriedenstellend. Verschieben Sie Zielgespräche nicht auf später! Gerade zu Beginn des Onboarding-Prozesses helfen feste Termine und klare Erwartungen dabei, dass sich die Neuzugänge rasch orientieren können.

6. Was ich nicht höre, existiert auch nicht

Ja, Feedback-Gespräche können nervenaufreibend sein. Niemand freut sich über Kritik. Dennoch sind sie wichtig. Wenn Sie Mitarbeiter:innen-Gespräche weglassen, verzögern und vergrößern sich die Probleme nur. Fragen Sie deshalb nach den ersten vier Wochen mal nach, wie es Ihren neuen Mitarbeiter:innen geht. So ersticken Sie etwaige Probleme im Keim. Welche weiteren Vorteile es Ihnen bietet, ein offenes Ohr für den Input Ihrer neuen Kolleg:innen zu haben, beschreibt Schritt 5 des Onboarding-Prozesses: Mutige Fragen stellen.

Dos & Don'ts beim Onboarding

Onboarding ist der Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen. Dazu gehören neben vielen fachlichen Aspekten auch soziale Komponenten.

Fühlen sich die neuen Mitarbeiter:innen in ihrem Job wohl, sind sie motivierter und werden mehr Leistung bringen – die Identifikation mit der Firma wächst, die Kündigungsrate sinkt.

Das Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag und endet nach einigen Monaten. Spätestens nach einem Jahr sind die Neuen dann alte Hasen im Unternehmen.

Gelungenes Onboarding wirkt sich maßgeblich auf den Erfolg des Unternehmens aus.

Befassen Sie sich mit dem Prozess und nutzen Sie das Potenzial, das in ihm schlummert. Ansonsten müssen Sie sich schon nach kurzer Zeit wieder auf die Suche nach neuen Mitarbeiter:innen machen – und wer will das schon?