Candidate Experience – Definition, 6-Phasen-Modell und 7 Tipps [2023]

Hier erfahren Sie, wie Sie mehr und bessere Bewerbungen auf Ihre offenen Stellen erhalten. Nehmen Sie einfach die sogenannte Candidate Experience unter die Lupe.

Sie wissen (noch) nicht, was das ist? Kein Problem. Wir bringen es in wenigen Worten auf den Punkt.

Also: Auf los geht’s los!

Was ist die Candidate Experience?

Die Candidate Experience beschreibt alle Erfahrungen, die Bewerber:innen im Laufe des Bewerbungsprozesses machen. Sie beginnt mit:

• dem Erstkontakt zwischen Interessent:innen und dem Unternehmen, führt über
• die Stellensuche weiter über
• den Bewerbungsprozess,
• die Vorstellungsgespräche sowie die Vertragsunterzeichnung und endet nach
• der Einarbeitungszeit (Onboarding),
• wenn die neuen Mitarbeiter:innen voll im Unternehmen angekommen sind.

Allgemein lautet die zentrale Frage im Zusammenhang mit der Candidate Experience: Wie geht es den Kandidat:innen im Bewerbungsprozess?  

Haben Sie sich schon mal in die Lage Ihrer Bewerber:innen versetzt und sich gefragt, welche Erlebnisse diese im Laufe des Einstellungsprozesses machen – positive wie negative?

Wenn nicht, kein Problem. Wir geben Ihnen einfache Tipps, um die Candidate Experience zu verbessern.

Hier eine vereinfachte Darstellung der beiden Prozesse beim Onlineshopping und der Personalsuche aus Unternehmenssicht.

Die kundenzentrierte Denkweise der Customer Experience wird bei der Candidate Experience auf Bewerber:innen umgelegt.

Schließlich wollen Sie nicht nur Ihre Kund:innen, sondern auch Ihre potenziellen Mitarbeiter:innen von Ihrem Unternehmen überzeugen.

Warum ist die Candidate Experience wichtig?

„Hauptsache, die Person unterschreibt den Vertrag. Was kümmert es mich, wie es ihr bei der Jobsuche, der Bewerbung oder dem Vorstellungsgespräch ergangen ist?“ Nun ja, es sollte Sie interessieren.

Denn vielen Unternehmen fällt es heutzutage schwer, qualifizierte Mitarbeiter:innen zu finden. Gute Bewerber:innen können sich oft aussuchen, wo sie arbeiten möchten. Deswegen ist es für Ihr Unternehmen wichtig, sich vom Mitbewerb abzuheben.

Beispiel: Sie suchen gerade eine/n Software-Entwickler:in für Ihr Team. Dann sollte Ihnen klar sein, dass Sie nicht das einzige Unternehmen sind, dass Unterstützung in der Software-Entwicklung braucht. Bei 94 aktuell offenen Stellen in Südtirol (wie in diesem Fall) werden die Bewerber:innen mit Fug und Recht wählerisch sein. Überzeugen Sie gute Talente mit einer 1A Candidate Experience!

Sammelt der/die Kandidat:in im Laufe des Bewerbungs- und Auswahlprozesses in Ihrem Unternehmen durchgehend positive Erfahrungen, wird er/sie sich eher für Sie als neuen Arbeitgeber entscheiden.

Also: Beschäftigen Sie sich mit der Candidate Experience. Sie werden sehen: Es lohnt sich.

Was hat Ihr Unternehmen davon, wenn Sie sich mit der Candidate Experience befassen? Jede Menge. Sie sparen Zeit und Geld. Und schnappen sich die besten Kandidat:innen.

Konkret wirkt sich ein bewusstes Management der Candidate Experience folgendermaßen positiv auf den Unternehmenserfolg aus:

• Kandidat:innen bleiben im Bewerbungsverfahren.
• Bewerber:innen empfehlen Sie als Arbeitgeber weiter (sogar unabhängig vom Ergebnis!).
• Positive Erlebnisse stärken Ihre Arbeitgebermarke (Employer Branding).
• Das Ansehen Ihres Unternehmens steigt. Ihr Image wird verbessert.
• Ihre Produktmarke wird gestärkt.

Und – last but not least:

• Sie werden mehr qualifizierte Bewerbungen erhalten!

Warum das? Weil Bewerber:innen davon ausgehen, dass ein Unternehmen wertschätzend und professionell gegenüber seinen Mitarbeiter:innen agiert, wenn es dies auch mit Kandidat:innen tut.

Kurzum: Eine positive Candidate Experience stärkt Ihr Unternehmen und macht Ihnen Ihr Leben als Personaler:in leichter.

Wie Sie die Erfahrungen Ihrer Kandidat:innen ganz einfach angenehmer gestalten können, verraten Ihnen die Tipps zur Verbesserung der Candidate Experience.

Gerne geben wir Ihnen aber vorher noch etwas Hintergrundwissen mit auf den Weg, damit Sie besser verstehen, in welchen Phasen die Candidate Experience abläuft.

Die 6 Phasen der Candidate Experience

Die Candidate Experience beginnt früher, als man annimmt. Sie startet zu dem Zeitpunkt, an dem Bewerber:innen das erste Mal mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommen. Sie endet erst an dem Tag, an dem aus eben jenen Kandidat:innen treue Mitarbeiter:innen geworden sind. In der dazwischenliegenden Zeitspanne durchlaufen Bewerber:innen die folgenden sechs Phasen:

Worauf es in den einzelnen Phasen ankommt, erfahren Sie jetzt.

1. Anziehungsphase

Hier kommt es zum Erstkontakt zwischen Ihrem Unternehmen und den Kandidat:innen. Das kann ein Gespräch auf einer Jobmesse sein, Freund:innen empfehlen Sie als Arbeitgeber oder eine durchdachte Recruiting-Kampagne erweckt die Aufmerksamkeit.

Mit Authentizität, unverblümter Ehrlichkeit und einem Knalleffekt gelang es z. B. der Glaserei Sterz mit über 1,7 Millionen Aufrufen auf Facebook ein virales Video zu drehen. Die Suche nach Auszubildenden wäre ansonsten wohl viel schwieriger gewesen.

Ideal ist es, wenn der Erstkontakt die Interessent:innen stark anzieht. Dann wird er oder sie gern etwas Zeit investieren, um sich über Ihr Unternehmen zu informieren.

Möchten Kandidat:innen Sie als Arbeitgeber näher kennenlernen, haben Sie die Anziehungsphase erfolgreich gemeistert.

2. Informationsphase

Die zweite Phase führt die Kandidat:innen üblicherweise auf Ihre Website, noch besser: auf den dortigen Karrierebereich. Der Online-Auftritt Ihres Unternehmens überzeugt im besten Fall durch Professionalität, Konsistenz und Attraktivität und bestätigt so die positiven Eindrücke des Erstkontakts.

In Ihrem Karrierebereich sollte eine professionell aufbereitete Stellenbeschreibung zu finden sein. Übrigens: Mit unserem Leitfaden gelingt es Ihnen ganz leicht, die perfekte Stellenanzeige zu schreiben. Ist diese Ausschreibung auf die Fähigkeiten und Erwartungen der Bewerber:innen zugeschnitten, dann werden die Interessent:innen sicher rasch in die nächste Phase (Bewerbung) übergehen.

3. Bewerbungsphase

An dieser Stelle müssen die Bewerber:innen zum ersten Mal etwas mehr Zeit in die Hand nehmen. Die durchschnittlich benötigte Zeit zum Erstellen der Bewerbungsunterlagen beträgt 64 Minuten. Hier zeigt sich, ob es Ihnen gelungen ist, die Interessent:innen in den ersten beiden Phasen zu überzeugen. Wenn nicht, Pech gehabt.

Wenn ja, dann werden die Kandidat:innen gern Bewerbungen verfassen und sich mit den formellen Bewerbungsanforderungen Ihres Unternehmens vertraut machen.

Können sich Kandidat:innen bei Ihnen mittels Online-Formular bewerben? Ja? Wunderbar. Achten Sie aber bitte darauf, dass:

• das Formular übersichtlich gestaltet ist,
• Dokumente (auch große) unkompliziert hochgeladen werden können und
• die Bestätigungsmail freundlich und einladend klingt.

Die Kandidat:innen sollten sich darin bestätigt fühlen, ein für sie geeignetes Unternehmen gefunden zu haben.

4. Auswahlphase

In diese Phase fallen Bewerbungsgespräche, der Empfang im Unternehmen, die Gestaltung des Auswahlprozesses und die Kommunikation im Nachgang. Das heißt, Kandidat:innen kommen jetzt (vielleicht zum ersten Mal) mit Repräsentant:innen Ihrer Unternehmenskultur in Berührung.
Gerade am Anfang heißt es schnell sein. Reagieren Sie in einem angemessenen Zeitraum auf eingehende Bewerbungen, um Interessent:innen nicht zu vergraulen.

Bewerber:innen haben sich im Vorfeld bereits ein (im Optimalfall positives) Bild Ihres Unternehmens gemacht. Dieses wird nun mit den Erfahrungen aus dem direkten Kontakt mit Ihnen und Ihren Kolleg:innen abgeglichen.

Die Zeit läuft. Ab dem Zeitpunkt, an dem die Bewerbung verschickt wurde, startet der Countdown. Das ist die Zeitspanne, die Sie haben, um Bewerber:innen zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Bei manchen ist diese vielleicht 45 Tage lang. Bei mehr als der Hälfte der Bewerber:innen muss aber spätestens nach 14 Tagen eine Einladung eintrudeln. Sonst ziehen sie weiter.

Können Sie auch hier als attraktiver Arbeitgeber überzeugen, dann steht einer Einstellung und dem Onboarding nichts mehr im Wege.

5. Onboardingphase

Die Willkommenskultur, welche die Kandidat:innen angelockt hat, sollte auf jeden Fall auch nach der Zusage spürbar bleiben. Denn sie war wahrscheinlich ein wesentliches Entscheidungskriterium.

Die neu gewonnenen Mitarbeiter:innen möchten einen sanften Onboarding-Prozess erleben. Das heißt: der Einstieg in den Unternehmensalltag sollte so leicht wie möglich gemacht werden.

Ist dies nicht der Fall, werden Neulinge einfach ins kalte Wasser geschmissen. Die neuen Kolleg:innen könnten denken: „Der freundliche Umgang in der Bewerbungsphase war scheinbar nur ein Anlockungsmanöver. Der Alltag im Unternehmen sieht wohl anders aus.“ Das wäre doch schade, oder?

6. Bindungsphase

Solange sich neue Mitarbeiter:innen noch als Fremdkörper fühlen, besteht die Gefahr, dass sie Ihr Unternehmen wieder verlassen. Achten Sie deshalb darauf, neue Kolleg:innen so rasch wie möglich gut zu integrieren.

Hinterfragen Sie, welche Strukturen oder Prozesse Sie schaffen könnten, um Neuankömmlinge einzuarbeiten und an Ihr Unternehmen zu binden?

Hat sich ein Neuling gut in Ihrem Unternehmen eingelebt und fühlt sich diesem ganz zugehörig, dann wurde die Candidate Experience erfolgreich beendet. Bravo!

Candidate Journey: Die 5 wichtigsten Berührungspunkte im Überblick

Vom Erstkontakt mit Ihrem Unternehmen bis zum ersten Arbeitstag in Ihrem Haus kommen Kandidat:innen mehrfach mit Ihrer Firma in Kontakt.

Diese (direkten und indirekten) Berührungspunkte (engl. touchpoints) entlang des Weges werden in der sogenannten Candidate Journey dargestellt.

Woran erinnert Sie der Begriff Candidate Journey? Wahrscheinlich an Customer Journey, oder?

Genau!

Die Customer Journey ist ein Modell, dass die Berührungspunkte zwischen Unternehmen und ihren Kund:innen darstellt.

Hier ein Beispiel einer Customer Journey beim iPhone-Kauf.

Kurz gesagt zeichnet sie den Weg

• vom ersten Aufmerksamwerden auf eine Marke über
• den Kauf des Produktes bis hin zu
• dem Zeitpunkt, an dem Kund:innen die Marke sogar weiterempfehlen würden.

In der Tat ist die Bezeichnung Candidate Journey an die Customer Journey angelehnt.

Hier ein Beispiel:

Was sind direkte und indirekte Touchpoints (Berührungspunkte)?

Direkte Touchpoints (Beispiele):

• Ein potentiell zukünftiger Mitarbeiter besucht die Karriereseite des Unternehmens.
• Die Recruiterin spricht im Bewerbungsgespräch mit Kandidat:innen über die ausgeschriebene Stelle.
• Ein neuer Mitarbeiter wird am ersten Arbeitstag von niemanden begrüßt.

Indirekte Touchpoints (Beispiele):

• Ein Bekannter empfiehlt einem Arbeitssuchenden Ihr Unternehmen (Mund-zu-Mund-Propaganda).
• Eine mögliche neue Kollegin liest bei einem Online-Händler eine Kundenrezension über Ihr Produkt.
• Ein Bewerber stolpert über eine Bewertung Ihres Kund:innenservice in einer Fachzeitschrift.

Sie sehen also: Mögliche Kontaktpunkte zwischen Unternehmen und Bewerber:innen gibt es viele. Entscheidend für die Candidate Experience ist, wie die Kandidat:innen die einzelnen Berührungspunkte erleben. Wie wirkte das Ganze auf sie? Hinterlässt die Interaktion einen positiven oder negativen Eindruck?

Die folgende Grafik veranschaulicht, welche Touchpoints eine Kandidatin als gelungen empfand (+) und welche ihr negativ in Erinnerung blieben (-).

In diesem Beispiel überwogen glücklicherweise die positiven Erlebnisse, wie z. B. der gelungene Auftritt auf der Karrieremesse, das unkomplizierte Bewerbungsformular und das angenehme Interview. Der fragwürdige Fernsehspot, die missglückte Stellenanzeige und das nicht ganz optimale Vertragsangebot konnten somit verziehen werden und die Bewerberin nahm die Stelle an.

Welche Berührungspunkte sind die wichtigsten?

Nicht alle Touchpoints in der Candidate Experience sind gleich relevant. Das angenehme Gespräch auf der Karrieremesse war zwar nett, aber die schreckliche, unübersichtliche Stellenanzeige, die auf dem Smartphone nicht funktionierte, hat die Bewerberin fast vergrault.

Doch wo soll man anfangen?

Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich, sich vor Augen zu führen, welche Kontaktpunkte (und Erlebnisse) für Bewerber:innen die relevantesten sind. Zusätzlich hilft es, wenn man mit jenen Punkten beginnt, die man als Unternehmen leicht selbst beeinflussen kann.

Die nachstehende Relevanzmatrix erleichtert Ihnen die Priorisierung. So erkennen Sie schnell, mit welchen Maßnahmen Sie rasch den größten Effekt erzielen.

Erfahrungsgemäß empfinden die meisten Bewerber:innen die gleichen Dinge als zentral. Das folgende Bild zeigt, welche Berührungspunkte die höchste Wichtigkeit haben und somit auch am meisten Aufmerksamkeit verdienen.

Puh! Ganz schön viel Information, oder? Aber wenn Sie dieses Beispiel einer Candidate Journey verstanden haben, dann HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH! Mit diesem Knowhow wird es Ihnen leichtfallen, die Candidate Experience zu verbessern und den Recruiting-Prozess in Ihrem Unternehmen auf das nächste Level zu stellen.

Nun wissen Sie das Wichtigste über die Candidate Experience, die Candidate Journey und die diversen Touchpoints.

Doch wie können Sie die Candidate Experience positiv gestalten?

Das ist gar nicht so schwer. Wir verraten Ihnen, was Sie konkret tun können, um Ihren Bewerber:innen eine angenehme Candidate Experience zu verschaffen. Nur zu. Sie werden sehen: auch Sie können das Candidate Experience Management optimieren – egal wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist.

7 Tipps zur Verbesserung der Candidate Experience

So hinterlassen Sie einen positiven und bleibenden Eindruck bei Ihren Kandidat:innen.

Tipp #1: Online-Präsenz verstärken

Bewerber:innen haben in der Regel einige Berührungspunkte mit Ihrem Unternehmen, bevor sie sich dazu entscheiden bei Ihnen vorstellig zu werden. Dennoch ist eine starke Online-Präsenz heutzutage unabdingbar.

Die meisten Bewerber:innen investieren viel Zeit und Mühe in die Jobsuche und recherchieren im Vorhinein online. Die ersten Anlaufstellen sind oft klassische Suchmaschinen (wie Google), soziale Medien oder Jobbörsen. Um Ihr Unternehmen den Kandidat:innen schmackhaft zu machen, sollten Sie also online starke Präsenz zeigen.

Fragen Sie sich dafür:

• Wo und wie könnten potenzielle Mitarbeiter:innen auf unser Unternehmen aufmerksam werden?
• Machen wir es Kandidat:innen leicht oder schwer uns im Internet zu finden?

Wichtig: alle Recruiting-Kanäle haben ihr eigenes Zielpublikum.

Überlegen Sie also, welche Zielgruppe Sie über welchen Kanal am besten erreichen. Überzeugen Sie Interessent:innen mit klaren Inhalten und machen Sie es Bewerber:innen leicht mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

Tipp #2: Karriereseite optimieren

Eine sehr wichtige Anlaufstelle ist Ihre Karriereseite, also der Karrierebereich auf Ihrer Website.

Ihre Karriereseite sollte:

• benutzerfreundlich,
• übersichtlich und
• einfach zu bedienen sein.

Bilder und authentische Erfahrungsberichte verleihen zusätzlich einen persönlichen Touch.

Außerdem sollte die Seite unbedingt auch auf mobilen Geräten einwandfrei funktionieren. Immer mehr Personen suchen ihren Job nämlich „von unterwegs“.

Finden Interessent:innen schnell Ansprechpersonen, um sich bei möglichen Rückfragen an diese zu wenden? Positionieren Sie die Kontaktinformationen idealerweise so, dass Bewerber:innen rasch fündig werden.

Tipp #3 Ansprechende Stellenanzeigen erstellen

Eine attraktive und spannende Stellenanzeige lässt Interessent:innen aufhorchen und Ihr Unternehmen in einem positiven Licht dastehen.

Dabei gilt es u. a. Folgendes zu beachten:

• Planen Sie ausreichend Zeit ein, wenn Sie Ihr Anforderungsprofil erstellen.
• Achten Sie darauf, dass die Länge des perfekten Jobtitels 60 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreitet.
• Verwenden Sie Aufzählungszeichen zur besseren Übersicht (z. B. bei den Anforderungen).
• Geben Sie die Eckdaten Ihres Unternehmens an.
• Nennen Sie die Vorteile, die eine Einstellung in Ihrem Unternehmen bringt.
• Fügen Sie ein authentisches Foto hinzu.

Weiters punkten Sie bei Ihren Kandidat:innen, wenn Sie die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses kurz erläutern. So wissen die Interessent:innen, was sie erwartet.

Gerne geben wir Ihnen noch mehr hilfreiche Tipps, wie Sie die perfekte Stellenanzeige schreiben.

Tipp #4: Bewerbungsprozess benutzungsfreundlich gestalten

Je einfacher umso besser. Gestalten Sie Ihren Bewerbungsprozess so benutzerfreundlich und geradlinig wie möglich. Und lassen sie ihn kritisch prüfen.

Sobald Sie den Bewerbungsprozess definiert haben, testen Sie ihn am besten, indem Sie eine/n Außenstehenden bitten, einen Probedurchlauf zu starten.

Weiß die Person (Ihr/e Test-Kandidat:in) zu jeder Zeit, in welchem Schritt sie sich gerade befindet und wann sie damit rechnen kann, von Ihnen zu hören? Wenn ja, dann war der Test ein Erfolg. Wenn nicht, bessern Sie nach.

Achten Sie darauf, dass der Bewerbungsprozess auch auf mobilen Endgeräten ansprechend dargestellt wird.

Tipp #5: Kommunikationswege optimieren

Die Kommunikation ist das Um und Auf für die Candidate Experience. Je besser diese funktioniert, umso höher sind Ihre Chancen, dass Ihnen die Kandidat:innen erhalten bleiben.

Behalten Sie die Bedürfnisse der Bewerber:innen im Blick, indem Sie sich immer wieder in deren Lage versetzen. Bereits eine simple Bestätigung, dass Sie die Bewerbung erhalten haben, entspannt die Interessent:innen. So können sie sicher sein, dass die Unterlagen eingelangt sind.

Informieren Sie die Kandidat:innen ehestmöglich über den Prozess und die weiteren Schritte. Lieber einmal zu oft benachrichtigen als einmal zu wenig.

Tipp #6: Wertschätzend absagen

Auch das Absagen will gelernt sein. Bewerber:innen möchten nicht nur über Zusagen, sondern auch über wenig erfreuliche Nachrichten zeitnah informiert werden.

Machen Sie sich die Mühe, Interessent:innen, für die Sie sich nicht entschieden haben, eine persönliche Nachricht zu schreiben. Seien Sie wertschätzend und offen.

Legen Sie sofort los und laden Sie sich die Vorlage in der Druckversion kostenlos herunter: Muster Absage Bewerbung.

Wie können Interessent:innen selbst einer Absage-Mail etwas Positives abgewinnen? Laden Sie die Kandidat:innen doch ein, Teil Ihres Talentpools zu werden. Damit halten Sie sich die Option offen, die Person eventuell später in Ihr Team aufzunehmen.

Aber aufgepasst: „Wir werden Sie in Evidenz halten“ ist nicht genug. Bleiben Sie mit vielversprechenden Personen auch tatsächlich in Kontakt, damit diese Ihre nächste freie Stelle gerne annehmen werden. So sind Sie dem Mitbewerb einen Schritt voraus.

Tipp #7: Bewerbungsprozess bewerten

Nutzen Sie bereits die Analyse-Tools Ihrer Bewerbermanagement-Software?

Nehmen Sie am besten die klassischen KPI (Key Performance Indicators) unter die Lupe.

Diese Kennzahlen geben Ihnen wertvolle Hinweise! Wenn Schwachpunkte sichtbar werden, können Sie an dieser Stelle die Candidate Experience verbessern.

Last but not least: Fragen Sie bitte auch die Kandidat:innen um ihr persönliches Feedback. Wird den Bewerber:innen frühzeitig die Möglichkeit geboten, Feedback zu Ihrem Bewerbungsprozess zu geben, können sie diesen vielleicht sogar gleich individuell mitgestalten. In jedem Fall gibt die Rückmeldung Impulse, um den Bewerbungsprozess noch weiter zu optimieren.