Anforderungsprofil erstellen: Vorlage und Checkliste [2021]

Mit dem Anforderungsprofil finden Sie die besten Kandidat:innen für Ihr Unternehmen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt was es zu beachten gilt.

Auf der Suche nach geeignetem Personal gehört es zu den wichtigsten Aufgaben im Recruiting-Prozess: das Anforderungsprofil zu erstellen.

Das Anforderungsprofil geht in die Tiefe und umfasst alle Eigenschaften und Fähigkeiten, die Sie als Recruiter:in von ihren zukünftigen Arbeitnehmer:innen erwarten.

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Was ist ein Anforderungsprofil?

Mit dem Anforderungsprofil legen Sie fest,

  • welches Wissen,
  • welche Fachkompetenzen und
  • welche Fähigkeiten

Bewerber:innen mitbringen müssen, um für offene Positionen in Frage zu kommen. Sie definieren also genau, wonach Sie suchen. Wenn Sie das nicht wissen, wie sollen Sie da den richtigen Jobtitel für Ihre Stellenanzeige - geschweige denn geeignete Kandidat:innen - finden?

Wichtig ist, dass Sie nicht einfach nur das Profil der/des aktuellen (bzw. ehemaligen) Stelleninhaberin/Stelleninhabers übernehmen.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um sich über die zu besetzende Position Gedanken zu machen. Definieren Sie im Anschluss die Stelle hinsichtlich der gewünschten:

  • Ausbildung
  • Fortbildung
  • soziale & persönliche Kompetenzen.

Kurzum:

Mit dem Anforderungsprofil legen Sie fest, was Ihre neuen Mitarbeiter:innen können müssen.

Sofern Sie eine externe Firma mit der Suche nach neuen Mitarbeiter:innen beauftragen, legen Sie gemeinsam die Mindestanforderungen fest und skizzieren Sie Ihre Wunschkandidat:innen.

Aber aufgepasst! Bleiben Sie realistisch. Weniger oft mehr.

Warum lohnt sich ein Anforderungsprofil?

Ein ausführliches Anforderungsprofil zu erstellen, bringt Ihnen folgenden Vorteile:

  • Sie sparen beim Screening Zeit. Bei der ersten Sichtung der Bewerbungsunterlagen sparen Sie beim Abgleich mit dem bereits erstellten Anforderungsprofil Zeit und können passende von nicht geeigneten Kandidat:innen schnell und objektiv trennen.
  • Sie behalten den Überblick im Bewerbungsprozess. Alle wichtigen Informationen sind schnell erkennbar.
  • Sie haben einen Leitfaden für Bewerbungsgespräche. Bei nachfolgenden Interviews ist das Anforderungsprofil ein idealer Leitfaden.
  • Sie können objektiv entscheiden. Sind mehrere Personen bei der Auswahl der neuen Mitarbeiter:innen involviert, vermeiden Sie mit einem vorab abgestimmten Anforderungsprofil Probleme und Diskussionen.

Anforderungsprofil erstellen Beispiel - Technischer Zeichner

Anforderungsprofil erstellen

Sie haben noch nie bewusst ein Anforderungsprofil erstellt? Kein Problem. Wir zeigen Ihnen in drei einfachen Schritten was Sie beachten müssen.

Anforderungsprofil erstellen in 3 Schritten - Hauptaufgaben, Kompetenzen und Gewichtung Infografik

Schritt 1: Analyse

Sie beginnen mit dem Naheliegenden, nämlich den Aufgaben, welche die neuen Mitarbeiter:innen täglich, wöchentlich, monatlich oder auch bei Bedarf ausführen müssen.

Denken Sie dabei nicht nur an das Kerngeschäft, sondern auch an weitere Verantwortungsbereiche.

Analysieren und definieren Sie die Haupt- und Nebenaufgaben.

Tipp: Erkundigen Sie sich bei Ihren Mitarbeiter:innen und - wenn möglich - bei den momentanen Stelleninhaber:innen:

  • Was sind die wichtigsten Tätigkeiten und Aufgaben, welche zukünftige Angestellte erfüllen müssen? Nennen Sie maximal 5 Anforderungen, um das Profil realistisch zu halten.
  • Schreiben Sie alle Anforderungen auf eine Liste: Im Anschluss ordnen Sie Ihre Ergebnisse nach Wichtigkeit - wir kommen in Schritt 3 nochmals darauf zu sprechen.
  • Welche Zielsetzungen gelten für die offene Stelle? Was sollen die zukünftigen Mitarbeiter:innen erreichen?
  • Besteht die Möglichkeit, dass sich das Aufgabengebiet der zukünftigen Kolleg:innen verändert? Je nach Branche können Neuerungen und Innovationen sehr schnell eintreten.

Schritt 2: Anforderungskriterien

Basierend auf den Antworten, die Sie auf die Fragen in Schritt 1 bekommen haben, erarbeiten Sie die Anforderungskriterien an Ihre neuen Mitarbeiter:innen.

Was müssen diese können, um die anstehenden Aufgaben vollumfänglich zu erfüllen? Was sollten  Bewerber:innen vorweisen können?

  • Qualifikationen: Ausbildung, Abschlüsse, Fortbildung(en), Berufserfahrung
  • Fachspezifische Kompetenzen: Sprachen, IT-Kenntnisse, besondere Fähigkeiten, Erfahrungsschatz, Fachwissen
  • Soziale & Führungskompetenzen: Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Belastbarkeit, Kritikfähigkeit, Verhandlungsfertigkeit, Überzeugungskraft.

Beachten Sie, dass viele dieser Kompetenzen genauer zu beschreiben sind, da sie je nach Person und Firmenkultur unterschiedlich verstanden werden können.

  • Methodenkompetenzen: Zielorientiertes Denken und Handeln, strategisches Vorgehen, Beherrschung von Arbeitsinstrumenten, Präsentationstechnik, Selbstmanagement
  • Persönlichkeit: Kreativität, Motivation, Verantwortungsbewusstsein, Stressresistenz

Folgen Sie dem Grundsatz "weniger ist mehr". Halten Sie sich bei der Erarbeitung des Anforderungsprofils daran, nur Kriterien aufzuführen, die für die erfolgreiche Ausführung der Arbeit wichtig sind.

Solche, die man zwar gerne hätte, die aber unwichtig sind, lassen Sie weg. Streichen Sie außerdem, allgemeine Floskeln und schöne „Buzzwords“ ohne Inhalt, Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Schritt 3: Gewichtung

Sobald Sie alle Kriterien zusammengetragen haben, müssen Sie diese nach ihrer Wichtigkeit bewerten.

Geben Sie jeder Kompetenz eine Note: 1 steht für "nicht wichtig" und 5 für "muss sein" mit den entsprechenden Abstufungen dazwischen.

Überlegen Sie bei der Bewertung, in welchem Bezug das jeweilige Kriterium zu weiteren Kriterien steht und wie wichtig es für die Haupttätigkeit der neuen Mitarbeiter*innen ist.

Es kann sein, dass Sie bei den Kompetenzen Gegensatzpaare wie Risikobereitschaft / Verantwortungsbewusstsein notiert haben. Fragen Sie sich, welche Kompetenz mehr zu gewichten ist.

Tipp: Diese Fragen helfen bei der Gewichtung:

  • Wie stark braucht es diese Kompetenz, um die Arbeitsaufgaben erfolgreich zu bewältigen?
  • Wie wirkt es sich auf das Unternehmen aus, wenn diese Fähigkeit nicht vorhanden ist?
  • Können Teammitglieder der zukünftigen Mitarbeiter:innen diese Kompetenz übernehmen?
  • Kann eine fehlende Fertigkeit durch Weiterbildung oder Schulung erworben werden?

Voilà. Nach der Gewichtung haben Sie die 3 Schritte erfolgreich abgeschlossen und ein solides Anforderungsprofil erstellt.

Unterscheidet sich das Ergebnis deutlich von Ihrer anfänglichen Vorstellung? Glückwunsch! Das ist die Bestätigung, dass Sie systematisch ein eigenständiges Profil erarbeitet haben.

Das macht die Suche nach Ihren neuen Mitarbeiter:innen – insbesondere eine Stellenanzeige schreiben - um vieles leichter.

Checkliste Anforderungsprofil

Prüfen Sie abschließend das erstellte Anforderungsprofil mit einer Checkliste.

Diese zeigt Ihnen unkompliziert und schnell, ob das Profil ausreichend ausgearbeitet wurde oder ob Sie nochmals nachbessern sollten.

Tipp: Stellen Sie sich folgende Frage:

  • Welche Stelle gilt es neu zu besetzen?
  • Welche Hauptaufgaben und welche Nebenaufgaben müssen erfüllt werden, um die genannte Stelle erfolgreich auszuüben?
  • Welche Abschlüsse sind bei den neuen Mitarbeiter:innen unabdingbar, welche nur ein Nice-to-have? Kurz: von "muss" über "soll" zu "kann / wäre schön".
  • Welche Kompetenzen müssen vorhanden sein und sind deshalb im Profil hervorzuheben? Auch hier gilt: von "muss" über "soll" zu "kann / wäre schön".
  • Wie gestaltet sich das Arbeitsumfeld der zu besetzenden Position? Welche sozialen Kompetenzen sind in diesem Umfeld sehr wichtig, welche sind Nice-to-have?

Träumen Sie nicht von der eierlegenden Wollmilchsau, sondern bleiben Sie realistisch.

Anforderungsprofil Muster

Damit Sie sofort loslegen können finden Sie hier eine kostenlose PDF-Vorlage zum Ausdrucken: Anforderungsprofil Muster. Probieren Sie es doch gleich mal aus!

Anforderungsprofil erstellen Muster - Infografik

Vom Anforderungsprofil zur Stellenausschreibung

Sie haben ein stimmiges Anforderungsprofil erstellt, um Ihre offene Stelle mit passenden Kandidat:innen zu besetzen. Hervorragend!

Das Anforderungsprofil bildet das Fundament für Ihre Stellenanzeige, die es auf der Suche nach den richtigen Bewerber:innen zu vervollständigen gilt.

Beachten Sie, dass eine ungünstig formulierte Stellenanzeige nicht nur potentielle Kandidat:innen von einer Bewerbung abhält, sondern auch dem Image des Unternehmens schaden kann und für eine negative Candidate Experience sorgt.

Alles klar? Dann geht es gleich weiter. Wir zeigen Ihnen in unserem aktualisierten Leitfaden wie Sie die perfekte Stellenanzeige schreiben!