Recruiting-Prozess: Definition, Ablauf und Tipps [2021]

Wie läuft die Personalbeschaffung optimal ab? Wir erklären (Schritt für Schritt), wie Sie Ihren Recruiting-Prozess auf Vordermann bringen. So füllen Sie vakante Stellen in Nullkommanix. Gehen wir’s an.

Als Recruiter*in sind Sie dafür verantwortlich, offene Stellen in Ihrem Unternehmen rasch und erfolgreich zu besetzen.

Doch wie sollten Sie den Recruiting-Prozess gestalten, um die besten Kandidat*innen zu erreichen? Das erklären wir Ihnen in diesem Leitfaden.

Außerdem erfahren Sie bei uns Wissenswertes über die unterschiedlichen Recruiting-Kanäle und natürlich gibt es auch jede Menge wertvolle Tipps zur Verbesserung der Candidate Experience im Bewerbungsprozess.

Was ist "Recruiting"

Ursprünglich aus dem Englischen kommend hat sich das Wort Recruiting inzwischen auch in der deutschen Sprache etabliert.

Übersetzt bedeutet der Begriff Personalbeschaffung oder Anwerbung – und genau darum geht es auch:

Qualifizierte Mitarbeiter*innen finden, um den Personalbedarf Ihres Unternehmens zu decken.

In der Praxis kommen dabei externe und interne Recruiting-Maßnahmen zum Tragen.

Interne Recruiting-Maßnahmen

Wird eine Stelle im Unternehmen frei, muss eine grundlegende Entscheidung getroffen werden: Soll der neue Job intern oder extern vergeben werden?

Externe und interne Recruiting-Maßnahmen bei der Personalsuche

Entscheidet man sich einen internen Recruiting-Prozess einzuleiten, hat man den Vorteil, dass Kandidat*innen das Unternehmen schon kennen – und umgekehrt auch die Fähigkeiten und Kenntnisse der Bewerber*innen bekannt sind.

Weitere Vorteile des internen Recruiting

  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Wegfallen von Probezeit
  • Kürzere Einarbeitungszeit
  • Geringeres Risiko für eine Fehlbesetzung

Dabei sollte man aber bedenken, dass dadurch eine andere Stelle frei wird, die unter Umständen neu besetzt werden muss.

Interne Stellenausschreibung

Vom schwarzen Brett über das Intranet bis hin zum Mitarbeiter*innenmagazin – für die interne Suche nach geeigneten Kandidat*innen stehen meist einige Kanäle zur Verfügung.

Der größte Vorteil einer internen Suche ist aber, dass die Mitarbeiter*innen zum Teil die Aufgaben der HR-Abteilung übernehmen.

Sie geben die Information über die frei gewordene Stelle weiter und suchen im eigenen Freundes- und Bekanntenkreis nach potenziellen Bewerber*innen.

Das kann den Recruiting-Prozess beschleunigen. Denn die Mitarbeiter*innen wissen genau, was die neuen Wunschkandidat*innen können und leisten müssen. Umgekehrt können sie den Interessierten aus erster Hand aus dem Arbeitsalltag berichten.

Vorteile internes Recruiting im Recruiting-Prozess

Dies könnte in weiterer Folge auch zu einer stärkeren Bindung an das Unternehmen führen. Denn wer bereits gute Kontakte zu den Kolleg*innen hat, verlässt diese ungern.

Personalentwicklung

Neben einer internen Ausschreibung gibt es auch die Möglichkeit, aktuellen Mitarbeiter*innen die Chance zu geben, sich für eine andere Stelle zu qualifizieren.

Ziele :

  • Den Bedarf an Fach- und Führungskräften sichern
  • Dem Stillstand entgegenwirken und das Potential der Mitarbeiter*innen fördern
  • Neue Talente entdecken (und vorbereiten)
  • Produktivität und Zufriedenheit steigern
  • Talente anziehen und halten

Die Weiterentwicklung bringt meist einen ganzen Schwung Motivation mit sich. Das Unternehmen kann sich dadurch den gesamten Recruiting-Prozess sparen.

Versetzung

Die Versetzung ist die wohl schnellste Maßnahme, eine offene Stelle zu besetzen.

Zusätzliche Vorteile:

  • Geringe Personalbeschaffungskosten
  • Stellenbesetzung auch kurzfristig möglich
  • Minimale Einarbeitungszeit

Dabei sucht die Personalabteilung nach Arbeitnehmer*innen, welche die Qualifikation für die neue Position bereits mitbringen und sich dahingehend nicht weiterentwickeln müssen.

Mögliche Nachteile:

  • Versetzung löst quantitativen Bedarf nicht (weil die andere Stelle frei wird und neu besetzt werden muss)
  • Gefahr der "Betriebsblindheit"
  • Eventuell Neid und Demotivation (z. B. bei der Beförderung zum Vorgesetzten)

Eine Versetzung sollte aber niemals ohne die Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter*innen erfolgen. Dies könnte schnell zu Frust und schlechter Stimmung im Unternehmen führen.

Mitarbeiterempfehlung

Eine einfache Maßnahme, schnell erklärt: Bestehende Mitarbeiter*innen werben neue an und erhalten dafür eine Prämie.

Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Kürzerer Onboarding-Prozess (die neuen Kolleg*innen finden sich schneller zurecht)
  • Kürzere Time-to-Hire (=Dauer, bis ein*e Mitarbeiter*in eingestellt wird)
  • Empfohlene Mitarbeiter*innen sind häufig loyaler
  • Talente, die genau zum Unternehmen passen

Der Bonus ist meist ein guter Anreiz für Ihre Belegschaft, den Vorgesetzten geeignete Bewerber*innen aus dem Freundes- oder Bekanntenkreis vorzustellen.

Externe Recruiting-Maßnahmen

Beim externen Recruiting wird außerhalb des Unternehmens nach neuen Arbeitnehmer*innen gesucht.

Dafür empfehlen sich natürlich eine ganze Reihe von Maßnahmen, die in passives und aktives Recruiting aufgeteilt sind.

Passives Recruiting

  • Initiativbewerbung: Potenzielle Arbeitnehmer*innen interessieren sich für das Unternehmen und bewerben sich ohne ausgeschriebene Stelle. Sobald eine Position frei wird, gilt es, diese Bewerbungen durchzusehen und sie zu bearbeiten. Mit etwas Glück fällt so der gesamte Recruiting-Prozess weg.
  • Talentpool: Unter dem Talentpool versteht man eine Datenbank, in der Arbeitgeber die Profile potenzieller Kandidat*innen für eine gewisse Zeit speichern und bei Bedarf daraus geeignete Bewerber*innen wählen können.
  • Employer Branding: Der Begriff stammt aus dem Englischen und beschreibt den Prozess, das Unternehmen als starke Marke zu etablieren. Dieses Unterfangen ist durchaus aktiv. Ist es Ihnen aber dank erfolgreichem Employer Branding geglückt, am Markt als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, dann kommen potenzielle Arbeitnehmer*innen von selbst auf Sie zu. Das Recruiting erfolgt für Ihr Unternehmen somit passiv.

Aktives Recruiting

  • Stellenanzeige: Der Klassiker unter den Recruiting-Maßnahmen, egal ob die neuen Mitarbeiter*innen im Netz oder offline gesucht werden.
  • Social Recruiting: Die sozialen Netzwerke eignen sich hervorragend, um künftige Beschäftigte schnell zu finden. Sie können in sozialen Medien die Anzeige posten oder aktiv auf die Suche nach potenziellen Arbeitnehmer*innen gehen und diese direkt anschreiben.
  • Recruiting-Veranstaltungen: Ein Stand auf einer großen Karriere-Messe, Marketing an Unis und Hochschulen oder aber eigene Events im Haus – auch im Veranstaltungsbereich gibt es einige gute Chancen für Ihre Personalbeschaffung.

7 Schritte im Recruiting-Prozess

Die Suche nach qualifiziertem Personal ist ein Prozess, der in mehrere aufeinander aufbauende Schritte unterteilt wird.

Optimaler Recruiting-Prozess in 7 Schritten

#1 Anforderungsprofil erstellen

Bevor das Recruiting losgehen kann, muss definiert werden, was denn eigentlich gesucht werden soll. Der erste Schritt besteht also darin, mit den Mitarbeiter*innen der HR-Abteilung ein konkretes Anforderungsprofil zu erstellen.

Fragen, die ein Anforderungsprofil beantworten soll:

  • Was müssen Bewerber*innen können?
  • Wie sehen die Aufgaben aus, die potenzielle Mitarbeiter*innen künftig erledigen sollen?
  • In welcher Abteilung werden sie eingesetzt?
  • Welche Position sollen sie einnehmen?

Tipp: Sammeln Sie in diesem Schritt so viele Informationen wie nur irgend möglich. Je genauer das Anforderungsprofil definiert ist, desto erfolgsversprechender wird die Suche.

Deshalb ist es ratsam, mit den jeweiligen Mitarbeiter*innen in den entsprechenden Abteilungen zu sprechen – sie können häufig wichtige Informationen aus der Praxis liefern.

#2 Stellenanzeigen formulieren

Steht das Anforderungsprofil, geht es an den zweiten Schritt: die Stellenanzeige.

Aber Achtung! Eine Ausschreibung zu formulieren ist meist fordernder, als man zunächst denkt.

Die Herausforderung liegt hier in der richtigen Balance: Die Anzeige soll alle wichtigen Punkte beinhalten, aber gleichzeitig die Kandidat*innen nicht durch offensichtliche Dinge langweilen.

Mit Hilfe unseres Leitfadens gelingt der Spagat – wir zeigen Ihnen wie Sie die perfekte Stellenanzeige schreiben.

#3 Ausschreibung veröffentlichen

Ihre Anzeige steht. Nun soll sie auch gefunden und gelesen werden. Der dritte Schritt im Recruiting-Prozess beschäftigt sich mit der Auswahl der richtigen Kanäle. Mittlerweile gibt es weit mehr Möglichkeiten als den Anzeigenteil der lokalen Tageszeitung.

Beliebte Informationskanäle bei der Jobsuche Infografik

Soll der Job in unterschiedlichen Jobbörsen, auf Berufsnetzwerken wie LinkedIn oder sozialen Medien veröffentlicht werden? Der beliebteste Informationskanal der Südtiroler*innen ist zwar die Jobbörse, jedoch hängt die Antwort auf diese Frage auch maßgeblich von Ihrer Zielgruppe ab.

#4 Vorauswahl treffen

Ihr Recruiting-Prozess ist bereits in vollem Gange und in Ihrem E-Mail-Postfach finden sich viele Bewerbungen potenzieller Kandidat*innen. Toll! Jetzt folgt Schritt 4: das sogenannte Screening. Dabei gilt es eine Vorauswahl der interessantesten Bewerber*innen zu treffen. Um dies möglichst effizient zu gestalten, sollten alle Bewerbungsunterlagen der Kandidat*innen gesichtet und sortiert werden.

#5 Vorstellungsgespräche führen

Nun geht es ans Eingemachte: Um sich von den Bewerber*innen auch persönlich ein Bild machen zu können, lautet der fünfte Schritt Vorstellungsgespräch. Achten Sie unbedingt auf eine zeitnahe Einladung zum Vorstellungsgespräch - die Mehrheit der Bewerber*innen wünscht sich das Interview innerhalb von 14 Tagen ab Eingang ihrer Bewerbungsunterlagen.

Zeit die zwischen Einreichen der Bewerbung und Einladung Vorstellungsgespräch maximal vergehen sollte

In manchen Bereichen erweist sich auch ein sogenanntes Assessment Center als hilfreich. Hierbei handelt es sich um eine umfangreiche Testung der aussichtsreichsten Bewerber*innen, etwa durch Leistungs- und Persönlichkeitstests oder Arbeitssimulationen. Dadurch lassen sich Kandidat*innen finden, die die Anforderungen bestmöglich erfüllen.

#6 Einstellung

Er oder sie konnte im Gespräch besonders überzeugen oder glänzte im Assessment Center durch außerordentliche Leistung. Wunderbar. Nun soll das Talent Teil des Unternehmens werden. Doch bevor die Unterschriften auf den Arbeitsvertrag gesetzt werden können, geht es an die Gehaltsverhandlung. Werden sich Interessenten und Unternehmen einig, dann wurde der sechste Schritt im Recruiting-Prozess erfolgreich absolviert.

#7 Eingliederung ins Unternehmen (Onboarding)

Die Tinte ist trocken. Aus Bewerber*innen wurden Mitarbeiter*innen.

Damit das über viele Jahre so bleibt und sich neue Arbeitnehmer*innen gut in das Unternehmen integrieren können, sollte ihnen der Start erleichtert werden.

Die Einführung in den neuen Arbeits- bzw. Einsatzbereich nennt man auch Onboarding.

Vernachlässigen Sie diese wichtige Phase im Recruiting-Prozess nicht und sorgen weiterhin für eine positive Candidate Experience! Denn wenn sich Neulinge nicht wohlfühlen und in der Probezeit kündigen, dann geht der ganze Prozess wieder von vorne los. Das muss nicht sein.

Wichtige Recruiting-Instrumente im Überblick

Der Arbeitsmarkt ist komplex, die Möglichkeiten vielfältig. Genauso verhält es sich auch mit dem Recruiting-Prozess und den verschiedenen Kanälen, auf denen dieser beginnen kann. Hier die wichtigsten Instrumente im Überblick:

Karriereseite

Potenzielle Bewerber*innen werfen heutzutage immer zuerst einen Blick auf die Website – dem absoluten Aushängeschild des Unternehmens. Unterschätzen Sie deren Wichtigkeit bitte nicht! Die Online-Präsenz sollte deshalb auf einen Blick Informationen über Karriereperspektiven, schnellen Zugang zu offenen Stellen und Bewerbungsmöglichkeiten in wenigen Klicks bieten.

Jobbörsen

Sie erinnern sich: Früher schlug man die Zeitung auf und kringelte interessante Anzeigen an. Heute gibt es zusätzlich eine Vielzahl an Jobbörsen im Internet. Die Auswahl der richtigen Recruiting-Kanäle ist im Grunde eine Frage des Budgets und der Zielgruppe.

Social Media Recruiting

Die sozialen Netzwerke eignen sich hervorragend als Job-Plattformen und bieten dabei einige Vorteile: Postings auf Facebook und Co. sind kostenlos und können leicht geteilt werden, wodurch sich die Reichweite rasch immens vergrößern kann. Zudem lassen sich über das Targeting Zielgruppen definieren. Das erleichtert die Suche nach geeigneten Arbeitnehmer*innen. Allerdings macht auch hier der Ton die Musik: Je nach Plattform sollte die passende Formulierung gewählt werden. Auf Facebook, Instagram und Co. darf die Sprache ruhig lockerer sein als auf Karriereplattformen wie Xing oder LinkedIn.

Mobiles Recruiting

Wer schon mal an einer Bushaltestelle stand, weiß wie wichtig das Handy heutzutage ist. So gut wie jeder hat ein Smartphone in der Hand – eine Tatsache, die beim Recruiting geschickt genützt werden kann. Laut einer aktuellen Umfrage suchen über 80 Prozent der Bewerber*innen Stellenausschreibungen am Handy.

Jobsuche mit Smartphone, Tablet und Laptop Infografik

Wer also eine übersichtliche mobile Version der eigenen Website zur Verfügung stellt, ist der Konkurrenz eine Nasenlänge voraus.

Karrieremessen und Co.

Absolvent*innen und sogenannte Young Professionals sind begehrte Zielgruppen, die sich am besten über persönlichen Kontakt erreichen lassen. Dazu eignen sich nicht nur „echte“ Karrieremessen, deren Standpreise meist hoch sind, sondern auch Online-Varianten im virtuellen Raum.

Diese bieten nicht nur den Vorteil ressourcenschonender zu sein, sondern auch die Gelegenheit passive Kandidat*innen zu erreichen. Also jene Kandidat*innen, die zwar noch in einem festen Arbeitsvertrag stecken, sich einen Wechsel aber durchaus vorstellen können. Veranstaltungen an Unis und Hochschulen eignen sich, um Absolvent*innen direkt zu erreichen.

Mitarbeiter*innen werben Mitarbeiter*innen

Eine einfache Methode, schnell erklärt: Bestehende Mitarbeiter*innen werben neue an und erhalten dafür eine Prämie. Der Bonus ist meist ein erfolgsversprechender Anreiz, den Vorgesetzten schnell geeignete Bewerber*innen aus dem Freundes- oder Bekanntenkreis vorzustellen.

Welcher Recruiting-Kanal ist der beste?

Die entscheidende Frage im Recruiting-Prozess: Welcher Kanal ist der beste? Ob man sich für eine Social-Media-Kampagne oder eine Anzeige in einer Tageszeitung entscheidet, hängt natürlich maßgeblich von der Zielgruppe ab. Noch entscheidender ist allerdings die Frage des Geldes: Wie viel kosten die Recruiting-Maßnahmen und wie viel Geld geht bei Nichtbesetzung der Stelle verloren?

4 Tipps für erfolgreiches Recruiting

Der Arbeitsmarkt ist kein statisches Konstrukt, sondern ständig im Wandel. Dementsprechend sollte auch der Recruiting-Prozess agil bleiben und laufend verbessert werden. Hier gibt es einige Anstöße:

1. Persönlicher werden

Es ist Ihnen bestimmt schon aufgefallen: Das höfliche Sie verschwindet zunehmend aus dem Sprachgebrauch. Bewerber*innen wollen heutzutage auf Augenhöhe kommunizieren.

Deshalb gilt: Gesicht zeigen, persönlich und individuell agieren. Die Kommunikation sollte nicht „von oben herab“ stattfinden.

2. Daten, Daten, Daten

Sie sind heute wichtiger denn je: die lieben Daten. Das gilt natürlich auch für den Recruiting-Bereich. Werten Sie aus, welche Formulieren über welche Kanäle am besten funktionieren und hinterfragen Sie, ob Sie die richtigen Jobtitel gewählt haben – sprechen Sie damit aktuell geeignete Kandidat*innen an?

Time-to-hire und time-to-fill im Recruiting-Prozess

Ebenso ist es empfehlenswert, die so genannte „Time-to-hire“, also die Zeitspanne vom Beginn der Personalsuche bis zur Einstellung zu analysieren.

3. Zielgruppe definieren

Viel wurde schon über die Wichtigkeit der Zielgruppe gesagt – und das nicht ohne Grund. Denn eine definierte Zielgruppe vereinfacht den Recruiting-Prozess immens. Sucht man etwa einen Lehrling, macht eine Social-Media-Kampagne Sinn. Den neuen CEO des Unternehmens wird man hingegen eher auf beruflichen Netzwerken wie LinkedIn, auf Fachmessen oder über ein Headhunting-Unternehmen finden.

4. Stay simple

Je einfacher und konkreter der Recruiting-Prozess gestaltet wird, desto erfolgsversprechender ist er. Deshalb empfiehlt es sich, den Prozess von Anfang bis Ende durchzudenken und zu überlegen, was dabei verbessert werden kann.

Tipp: Dabei helfen dir folgende Fragen

  • Wer muss aller wirklich am Prozess teilhaben?
  • Was kann weggelassen werden/wurde inzwischen geklärt?
  • Was lässt sich automatisieren?

Auch die Website sollte alle für Bewerber*innen wichtigen Informationen auf einen Blick anbieten und einen Bewerbungsprozess mit nur wenigen Klicks ermöglichen – auch in der mobilen Version.

Fazit: Den Recruiting-Prozess optimieren

Die Anwerbung neuer Mitarbeiter*innen ist ein Prozess, der in unterschiedliche Schritte eingeteilt wird – vom Erstellen des Anforderungsprofils bis zum Einlernen neuer Arbeitnehmer*innen.

Je einfacher und konkreter die einzelnen Phasen gestaltet werden, desto erfolgsversprechender ist die Personalbeschaffung.

Ein klar definierter Prozess hilft nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Kandidat*innen, denn diese schätzen zeitnahe Reaktionen und transparente Abläufe. Eine Win-Win-Situation!